A Lei impõe a utilização de registros confiáveis e o acompanhamento sistemático dos processos até seu remate final.
O acompanhamento físico das tramitações é feito mediante código de barras, que acompanha os processos, facilitando o registro das ocorrências.
O Sistema de Controle de Protocolo da Cebi é um mecanismo indispensável à moderna administração, transformando em extraordinário instrumento de gestão o que antes se constituía num entrave ao rápido deslinde dos processos na administração pública.